엑셀 배우기, 양식컨트롤 확인란으로 체크리스트 만들기!

지난 엑셀 강좌 엑셀배우기, 양식컨트롤과 CHOOSE/WEEKDAY 함수로 달력 만들기! 에서 스핀 단추를 사용해 보았습니다. 이어서 오늘은 양식 컨트롤의 '확인란'으로 체크 리스트를 만들어 보도록 하겠습니다. 양식 컨트롤이야말로, 체크 리스트 뿐만아니라 엑셀에서 모든 서식을 만들 때 정말로 유용하게 활용할 수 있습니다.

일단 양식 컨트롤을 사용할 수 있도록 엑셀 상단 메뉴에 '개발 도구'를 추가해 줍니다. 상단 메뉴의 파일, 옵션, 리본 사용자 지정을 각각 클릭해주면 아래와 같이 개발 도구 메뉴가 활성화 되고, 삽입 버튼에서 필요한 양식 컨트롤 버튼을 엑셀 시트에 추가할 수 있습니다. 개발 도구 추가하는 과정은 위에 링크된 포스팅 안에 설명되어 있으니, 참고하시기 바랍니다.  

아래에서 제가 만든 서식은 별다른 내용이 없는 가상의 업무 관련 체크 리스트지만, 해외 여행시 준비물 체크 리스트를만들어 보셔도 좋고, 결혼 준비나 이사 준비 등등, 각각 필요에 따라 다른 목적의 리스트를 만들어 보셔도 좋겠습니다. 

아래의 가상의 업무 체크 리스트에서는 확인할 업무 내용이 총 10가지이기 때문에 E열에 각 업무에 대응하는 확인란을 10개 삽입해 주었습니다. 물론 처음 확인란만 삽입하시고, 우클릭으로 확인란 지정한 다음에, 컨트롤 C와 V로 아래로 복사해 주면 아주 간단합니다.

위의 체크 리스트 양식만을 그대로 사용한다면 여기서 작업을 끝내고 인쇄해서 바로 사용하면 됩니다. 하지만 저는 완성된 체크 리스트에서 체크할 업무 목록의 전체 달성률 정보를 확인하고 싶으니, 확인란 10개에 각각 대응하는 셀을 연결해 주도록 하겠습니다. 확인란에서 우클릭하고, 컨트롤 서식 창을 활성화 시킵니다.

그리고 아래에서처럼 E3셀의 확인란은 G3 셀로, E4셀의 확인란은 G4셀로, 각각 대응하는 G열의 셀에 확인란을 하나씩 '셀 연결'해 주었습니다. 셀 연결 작업이 마무리 되면, 연결된 G열의 셀에는 아래에서처럼 TRUE/FALSE로 표시가 됩니다. 연결된 셀에는 당연히 확인란에 체크가 된 경우에는 TRUE, 체크가 되지 않은 경우에는  FALSE 표시 됩니다. 참고로 체크가 되어있지 않은 확인란을 연결한 경우, 연결된 셀에는 처음에 아무 표시도 되지 않습니다만, 확인란에 체크 후에 체크 표시를 없애면 연결 셀에 바로 FALSE가 표시됩니다. 

 

모든 확인란에 하나씩 '셀 연결'을 하는 과정이 다소 시간이 걸릴 뿐이지, 체크 리스트의 업무 달성률을 구하하는 것은 정말 쉽습니다. 확인란에 연결된 G열에서 TRUE의 개수를 세고, 이를 체크 리스트의 전체 업무 수로 나누면 됩니다. 

단일 조건(TURE의 개수)을 만족하는 셀의 개수를 셀수 있는 COUNTIF 함수를 사용하겠습니다. COUNTIF 함수 구조는 '=COUNTIF(조건의 범위, 조건)'이고, 조건은 텍스트인 TRUE를 찾는 것이므로, 아래의 D1 셀에서처럼 함수 수식을 구성합니다. 그리고 이 COUNTIF 함수 값을 모든 TRUE와 FALSE의 개수로 나누어 주면 되니,   COUNTA 함수로 G2:G13까지의 범위에서 비어있지 않은 셀의 개수를 구해서 나누어 줍니다. 참고로 COUNTA 함수 구조는 '=COUNTA(범위)'로 아주 간단합니다.   

위에서 바로 확인 가능하듯이 10개의 목록에서 5개가 체크가 되어 있으니, D1 수식의 결과 값은 0.5가 됩니다. 이를 보기 좋게 퍼센테이지로 보여주고 싶으니 컨트롤 + 1 단축키로 셀서식을 불러오겠습니다. 먼저 범주에서 '백분율'을 선택한 다음, '사용자 지정' 범주를 다시 선택해 줍니다. 저는 퍼센트 옆에 'completed!'라는 텍스트도 함께 넣고 싶으니 말입니다. 익히 아시겠지만, 엑셀에서 텍스트를 넣을 때는 쌍따옴표(" ")로 텍스트를 묶어 줘야 합니다. '형식' 입력 창의 0% 옆에 'completed!'를 입력하면 체크 리스트 양식 작성 완료입니다.그리고 마지막으로 센스있게 G열은 '숨겨'주시면 되겠습니다.

참고로 '체크' 리스트를 만들었기 때문에, 일반적으로 사용하는 양식 컨트롤의 '확인란' 버튼을 사용했습니다만, 확인란 대신에 '옵션 단추' 사용해도 상관 없습니다. 단지 두 버튼의 모양만 다를 뿐, 사용하는 방법과 셀을 연결하는 과정, 연결된 셀에 TRUE/FALSE 표기가 되는 것까지 모두 동일합니다. 

확인란이나 옵션 단추 둘 모두, 다양한 서식 등에 활용될 수 있는데, 가장 대표적으로는 예/아니오 남/여 등등의 선택, 또는 세가지 이상의 옵션에서 하나를 이상을 선택할 수 있도록 할때 아주 유용하게 사용할 수 있습니다.